Licentiemanagement – Ben jij compliant?

Licentiemanagement – Ben jij compliant?

Afgelopen zomer heeft Autodesk de End User License Agreement, de gebruiksvoorwaarden van de software, geüpdatet. De controles op het naleven hiervan zijn aangescherpt. Een goed moment om stil te staan bij de licenties en het licentiemanagement binnen jouw organisatie. Weet jij wat er in de gebruikersvoorwaarden staat en waar je aan moet voldoen?

Licentiemanagement

Het managen van bedrijfsmiddelen als apparatuur, hardware en een wagenpark is bij veel bedrijven onder de aandacht en goed belegd. Software en de bijbehorende licenties worden daar nog wel eens bij vergeten. En de gebruiksvoorwaarden? Die staan nog lager op de agenda. License Compliancy is een veel gehoorde term bij licentiegebruik, maar wat betekent dit eigenlijk? In dit blog leg ik jou uit wat dit inhoudt. Ook de rol is van licentiemanagement komt aan bod en ik benoem een aantal aandachtsgebieden.

(In)compliancy

Bij een goed licentiemanagement is het gebruik van de licenties in balans met de beschikbare licenties. Dit is een pro-actief beleid, waarin jij 24/7 aantoonbaar ‘in control’ bent wat betreft je software. Dit is erg belangrijk, want je wilt immers de juiste middelen beschikbaar hebben voor jouw medewerkers. Ook wil je niet voor onverwachte verrassingen komt te staan zoals te weinig licenties.

Maar er is nog een reden waarom dit belangrijk is. Een licentie is een gebruiksrecht van een softwarepakket, waaraan bepaalde voorwaarden zijn verbonden. Voldoe je hier aan? Dan ben je compliant. Niet voldoen aan deze gebruiksvoorwaarden is een incompliancy. Wij zien vaak dat dit niet opzettelijk gebeurt. Onwetendheid en het gebrek aan een actief licentiemanagement liggen hieraan ten grondslag. Incompliancy kan echter verstrekkende gevolgen hebben.

Autodesk is, conform de gebruiksvoorwaarden,  geautoriseerd om te controleren op het naleven van de gebruiksvoorwaarden. Dit doen zij door het inzetten van audits. Deze audits zien wij ook in toenemende mate, bij zowel kleine als grote bedrijven. Soms zelfs resulterend in een boete voor oneigenlijk gebruik.

Voorbeelden van incompliancy

Vaak ontstaat een incompliancy onbewust en eenvoudiger dan je zou denken. Bijvoorbeeld wanneer een tekenaar een nieuw werkstation krijgt. Het oude werkstation wordt dan doorgeschoven naar een andere werknemer, maar de software wordt niet gedeïnstalleerd. Ondertussen wordt dezelfde softwarelicentie op het nieuwe werkstation nogmaals geïnstalleerd. Het resultaat? Een dubbele installatie en daarmee incompliancy.

Een ander voorbeeld, één waar wij momenteel pro-actief op controleren, is de tenaamstelling van de licenties. Staan de licenties geregistreerd op de juridische entiteit waarbinnen zij gebruikt worden? Als dit niet het geval is, ben je namelijk direct incompliant.

Natuurlijk is een gekraakte versie of een studentenlicentie die voor commerciële doeleinden wordt ingezet een duidelijk voorbeeld van een bewuste overtreding van de gebruiksvoorwaarden. Dit is zonder meer incompliant.

Hoe compliant ben jij?

Voorkomen is altijd beter dan genezen. Als jouw coach adviseren wij jou graag hoe je licenties op orde te krijgen en houden. Herken je een van bovengenoemde voorbeelden? Of twijfel je over het licentiemanagement binnen jouw organisatie? Neem gerust contact met ons op. Wij beantwoorden jouw vragen graag!

Action Required: Autodesk Software License Review

Nu kan het zijn dat je onlangs een bericht van Autodesk ontvangen hebt met de titel: Action Required: Autodesk Software License Review. Dit is geen spam. Zoals hierboven aangegeven heeft Autodesk de controles op het naleven van hun gebruiksvoorwaarden aangescherpt. Dit betekent dat zij actief hun gegevens screenen. Bij een vermoeden van overmatig gebruik van licenties verzenden zij een geautomatiseerd bericht naar de geregistreerde contractmanager. In dit bericht wordt aangegeven welke licenties volgens hun gegevens overmatig zijn gebruikt.

Autodesk vraagt hierin om het geconstateerde tekort aan licenties aan te vullen door aanvullende subscriptions af te sluiten. Dit kan via jouw reseller of direct via de Autodesk webshop. Hiervoor staat een termijn van 10 dagen. Heb je geen nieuwe subscription afgesloten binnen deze termijn? Dan neemt het License Compliancy Team van Autodesk contact op voor een audit.

Heb jij deze mail ontvangen en vragen hierover? Ook hier adviseren wij jou graag in zodat jij ervoor kunt zorgen dat je organisatie compliant is waarmee je een audit voorkomt.

Nicole Eickhof

"Waarom moeilijk doen, als het samen kan? Samen slimmer werken met BIM!"


Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

*

Door gebruik te maken van deze website geef je toestemming voor het plaatsen van cookies. Meer informatie

Wij maken gebruik van cookies.
Om jouw bezoek aan onze website nóg makkelijker en persoonlijker te maken zetten we cookies (en daarmee vergelijkbare technieken) in. Met deze cookies kunnen wij en derde partijen informatie over jou verzamelen en jouw internetgedrag binnen (en mogelijk ook buiten) onze website volgen. Met deze informatie passen wij en derde partijen content aan jouw interesses en profiel aan. Daarnaast is het dankzij cookies mogelijk informatie te delen via social media.

Sluiten