Vault ERP - verbeter beheer van documenten en artikelen
Verbeter het beheer van documenten en artikelen

Verbeter het beheer van documenten en artikelen

Veel documenten uit verschillende programma’s, zoals AutoCAD, Inventor, Word en Excel worden opgeslagen in Windows verkenner. Je maakt voor elk project een map aan om de data gestructureerd op te slaan. Maar vind je de bestanden later ook gemakkelijk terug? Als je weet waar de bestanden staan wel, maar als je met meerdere collega’s aan heel veel engineeringsdata werkt is de mappenstructuur vaak complex. Het duurt lang voordat je iets gevonden hebt en de kans is groot dat je een verkeerde versie of revisie gebruikt. Dit kan grote gevolgen hebben. In dit blog vertel ik hoe je documenten en artikelen beter kunt beheren met een PDM-ERP koppeling.

Beheer van documenten met een PDM-oplossing

Werk je samen aan een project? Dan is het goed beheren van documenten noodzakelijk, want je wilt de kans op verkeerde data natuurlijk minimaliseren of uitsluiten. Vooral bij 3D-projecten is het beheren van honderden of duizenden bestanden complex. Product Data Management (PDM) kan je helpen om alle engineeringsdata en Office documenten goed te beheren. Vault is zo’n programma en helpt je om razendsnel de juiste bestanden te vinden. Hiermee kun je zelfs de informatie uit een document (metadata) gebruiken om documenten sneller te vinden en hergebruiken.

ERP-software voor het beheer van artikelen

Maak jij ook producten of laat je deze maken? Dan is het handig om artikelnummers te gebruiken. Dit helpt je om er zeker van te zijn dat iedereen over hetzelfde artikel of product praat. Je kunt aan het artikelnummer allerlei informatie hangen die het product beschrijven, zoals:

  • Technische tekeningen;
  • 3D-modellen;
  • Stuklijsten;
  • Specificaties;
  • Handleidingen;
  • Hulpgereedschappen;
  • Verpakkingen;
  • Meetrapporten;
  • Certificaten;
  • Hijsvoorzieningen;
  • Transportvoorwaarden (land, zee en lucht).

Met een artikelnummer documenteer je alle relevante informatie van een artikel op een vaste plek. Zo vind je alles later snel terug. Hiermee is zelfs informatie over door wie, wanneer en hoe vaak een artikel is gebruikt beschikbaar. Alle artikelen worden vaak opgeslagen in een Enterprise Resource Planning (ERP) systeem. Inkoop gebruikt dit ERP-systeem bijvoorbeeld om bij te houden wat zij inkopen. Aan het artikelnummer is specifieke informatie gekoppeld, zoals de prijs, fabrikant, gewicht en levertijd van het product.

Autodesk Vault Professional

Het aanmaken van artikelnummers gebeurt vaak handmatig. Een tijdrovend proces. Zeker als jouw organisatie veel nieuwe artikelen ontwerpt. Met Autodesk Vault Professional kun je in één handeling alle artikelnummers genereren van bijvoorbeeld een samenstelling met honderden onderdelen. De eigenschappen van de onderdelen worden overgenomen naar de artikelen. Pas je iets aan in het onderdeel? Dan wordt dit automatisch ook aangepast in het artikel. Op deze manier beschik je als inkoper altijd over de juiste informatie om het artikel in te kopen. Voor engineers is Vault handig om met de functie copy design een complete samenstelling met alle tekeningen te kopiëren. Hierbij kun je direct aangeven welke onderdelen je hergebruikt en welke je nieuw aanmaakt. Bij het opslaan kun je meteen de juiste bestandsnaam en het artikelnummer toevoegen, zodat deze op de juiste locatie wordt opgeslagen.

Naast het beheren van de bestanden, beheert Vault de hele levenscyclus van een artikel. De workflow staat vast en zo wordt de kwaliteit van het ontwerp gewaarborgd. Ook wijzigingen worden in Vault geregistreerd en je ziet wanneer ze zijn gemaakt en daadwerkelijk goedgekeurd.

Workflow Vault

Koppeling tussen PDM en ERP

Je kunt de data van artikelen in Vault Professional (PDM) koppelen aan artikelen in het ERP-systeem. CAD & Company heeft hier standaard tooling voor ontwikkeld. De tooling is al beschikbaar voor de ERP-systemen van ISAH en RidderIQ. Met deze tooling kunnen alle artikelen die in Vault gemaakt zijn worden ingelezen in het ERP-systeem. Dit bespaart veel tijd en vermindert de kans op fouten.

Tot slot

Maakt jouw organisatie naast ontwerpen ook producten of laat jij deze maken? Dan adviseer ik om artikelnummers te gebruiken. Op deze manier deel je engineeringdata met de hele organisatie. Dit vermindert het risico van fouten en je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden. Voor de engineers kost dit in eerste instantie iets meer tijd, maar die tijd wordt dubbel en dwars terugverdiend in de rest van de organisatie. Wil jij meer weten over de CAD & Company PDM-ERP koppeling? Laat dan een bericht achter onder dit blog of neem contact met mij op.

Nam Ha

Het Up-To-Date blijven van de huidige stand der Techniek vind ik belangrijk. Als werktuigbouwer deel ik graag mijn kennis van ontwerpsoftware van Autodesk. Het kan altijd beter!

"Zie kansen en creëer mogelijkheden"


Leave a Reply

Your email address will not be published.

*

Door gebruik te maken van deze website geef je toestemming voor het plaatsen van cookies. Meer informatie

Wij maken gebruik van cookies.
Om jouw bezoek aan onze website nóg makkelijker en persoonlijker te maken zetten we cookies (en daarmee vergelijkbare technieken) in. Met deze cookies kunnen wij en derde partijen informatie over jou verzamelen en jouw internetgedrag binnen (en mogelijk ook buiten) onze website volgen. Met deze informatie passen wij en derde partijen content aan jouw interesses en profiel aan. Daarnaast is het dankzij cookies mogelijk informatie te delen via social media.

Sluiten