De core business van een ziekenhuis is het verlenen van zorg aan mensen. Om dat mogelijk te maken zijn er een aantal vereisten, zoals een goed onderhouden en ingericht gebouw met de juiste installaties en adequate medische apparatuur. Een overbelaste elektriciteitsgroep is geen optie op een operatiekamer. Je kunt moeilijk aan de chirurg vragen zonder apparatuur of in het donker te werken totdat de monteur het probleem heeft opgelost. Beheren van het vastgoed is één. Maar wanneer het voor 70% uit kritische installaties bestaat wordt het beheer een gecompliceerde onderneming. Agnes Ketelaars, werkzaam als BIM-engineer bij Máxima MC in Veldhoven, is bekend met deze complexe en tegelijkertijd mooie uitdagingen. Zij deelt graag met jou hoe het Máxima MC deze uitdagingen aangaat met goed databeheer als uitgangspunt.
Praktijkvoorbeeld
In een ruimte moet een extra apparaat worden aangesloten op het elektriciteitsnetwerk. Heb je deze data beschikbaar? Dan kun je digitaal berekenen of het elektriciteitsnet dit aankan. Heb je deze data niet beschikbaar? Dan kun je in een kantoorgebouw in principe testen door het huidige afgenomen vermogen te meten en uit te rekenen of er een extra groep nodig is. Dit kost tijd en is vrij omslachtig. Buiten kantoortijden ondervind je hier de minste last van. Een ziekenhuis is echter 24 uur in bedrijf en heeft te maken met strikte hygiëneregels. Als er een extra apparaat nodig is op bijvoorbeeld een operatiekamer, dan wordt het ingewikkelder. Na onderhoud/reparatie in een operatiekamer is er een uitgebreide schoonmaak nodig om de ruimte weer te steriel te maken en vrij te geven. Door ervoor te zorgen dat er accurate data beschikbaar is, wordt het beheren van de installaties bij vastgoed en huisvesting effectiever.
Strenge eisen
Ieder gebouw moet voldoen aan bepaalde eisen, zoals brandveiligheid of luchtkwaliteit. Een ziekenhuis is daarbij onderhevig aan extra en snel veranderende eisen. Voor een gloednieuw complex met onder andere een neonatale intensieve care-afdeling (NICU) is bijvoorbeeld rekening gehouden met de grootte van de couveuses. De berging was zo ontworpen dat er precies drie couveuses in pasten. Na voltooiing van de bouw waren de eisen veranderd. De huidige couveuses zijn nu groter en er passen nog maar twee couveuses in de berging. Zulke wijzigingen zijn van invloed op het dagelijks gebruik van het gebouw. Met snel wisselende eisen is het van groot belang snel in te kunnen spelen op nieuwe regels en is het van belang dat de benodigde data up-to-date en snel beschikbaar is.
Informatie beschikbaar
Het voorhanden hebben van data is van groot belang. De volgende logische vraag is dan: hoe krijg je die data nu gestructureerd op één centrale plek? En dan het liefst dat je met één druk op de knop alle informatie beschikbaar hebt. Dit kan met digitale 3D-modellen, zowel bouwkundig als installatietechnisch. Met deze modellen weet je snel of het elektriciteitsnet in een operatiekamer een nieuw apparaat aankan. Zonder het eerst fysiek te meten én zonder het zorgproces te verstoren.
Tijd voor de volgende stap
De volgende stap is het 3D-model gebruiken voor het beheer. Door meer informatie toe te voegen aan het model en deze beschikbaar te maken, kun je hele afdelingen (en externe partijen) meenemen. Een voorbeeld van een externe partij die profijt kan hebben van een actueel 3D-model is de leverancier van drinkwater (Brabant water). Voor inspecties hebben ze gegevens nodig zoals het leidingtracé en tappuntenoverzicht. Die gegevens worden nu opgezocht op verschillende tekeningen en in verschillende bestanden. Met een digitaal model staan alle benodigde gegevens paraat. “Zover zijn we nog niet”, legt Agnes Ketelaars uit, “maar we zijn binnen Máxima MC goed op weg met gegevensbeheer. Alle nieuwe projecten worden volledig in 3D vastgelegd. De uitdagingen liggen vooral in bestaand vastgoed en bestaande installaties, zoals het Ketelhuis.”
Het Ketelhuis dateert deels uit een installatie van 1990 wat vooral bestaat uit papieren informatie zoals tekeningen. In 2012 is deze installatie substantieel uitgebreid met digitale 2D-tekeningen. Voor onderhoud, reparatie en vervanging kost het veel tijd om de juiste gegevens te verzamelen. Een oplossing hiervoor zou zijn om van de volledige installatie een digitaal model te maken. Er zijn veel vraagstukken waarover duidelijke afspraken gemaakt moeten worden, zoals ‘Hoe gedetailleerd moet dit zijn? En hoever ga je met terugwerkende kracht alles digitaliseren?’.
Het Ketelhuis in Máxima Medisch Centrum
Collega’s overtuigen
Een groot gedeelte van de collega’s is gewend om met papieren tekeningen te werken. Als zij iets willen weten, pakken zij grote rollen papier uit de kasten en gaan op zoek naar de benodigde informatie. Voor deze groep collega’s is het lastig om oude vertrouwde (papieren) werkmethodes los te laten en te durven vertrouwen op het digitale proces. Het is dan ook van essentieel belang om deze betrokkenen mee te nemen in het proces van digitalisering. Er worden momenteel afspraken over een BIM-protocol en een ILS gemaakt en vastgelegd met verschillende partijen.
Feedback verwerken voor de bouw
Een mooi voorbeeld van het betrekken van alle afdelingen en externe partijen zoals Strukton is het 3D-model van de nieuwe Dagbehandeling/OK-afdeling. Hier is het model gebruikt om de nieuwe afdeling te visualiseren voordat er ook maar één steen gelegd was. Een ‘platte’ bouwkundige tekening is voor veel mensen, de uiteindelijke gebruikers, lastig te begrijpen, laat staan te visualiseren. Dankzij het 3D-model heeft iedere afdeling het ontwerp getest door er virtueel doorheen te lopen. De chirurgen hebben in hun toekomstige operatiekamer gestaan en getest op voldoende bewegingsruimte en of de operatietafel op de juiste plek staat. Zo konden zij als toekomstige gebruiker met suggesties komen waar bij het ontwerp niet aan gedacht is. Zo hebben de chirurgen nu een raam in iedere OK om daglicht te zien als zij lange diensten draaien. Maar ook het logistiek personeel heeft bijvoorbeeld de looppaden voor patiëntenvervoer getest. Zo hebben alle afdelingen en externe partijen de hoofdvraag beantwoord: ‘Is alles goed ingericht?’. Omdat alle betrokkenen al hebben ervaren hoe de werkplek er in de toekomst er uit gaat zien en kon hun feedback nog worden meegenomen. Door de wijzigingen nog voor de bouw te kunnen doen zijn enorme kostenbesparingen gerealiseerd. Het resulteerde in weinig tot geen meerwerk achteraf.
Nieuwe dagbehandeling/OK-complex
Raam voor daglicht in de Operatie Kamer
Tot slot
Door een digitaal model en goed databeheer kan niet alleen reparatie, onderhoud en beheer efficiënter en sneller worden uitgevoerd, maar wordt ook de samenwerking met externe partners gemakkelijker. Met één druk op de knop is de gevraagde data beschikbaar. Agnes Ketelaars geeft advies: “Neem alle betrokkenen mee in het digitale proces en creëer draagvlak voor het digitale tijdperk binnen de hele organisatie. Zo ben je klaar voor de toekomst.”
