Hoe kun je nu optimaal samenwerken? Is technologie daarbij een oplossing of een obstakel? Waarom werken start-ups met ander gereedschap? Is papierloos werken een utopie?
Als mensen bij ons op kantoor komen verbazen zij zich over het feit dat wij slechts op één plek papier gebruiken. Een enkeling gebruikt een klein notitieblokje voor het vangen van een “losse” gedachte. De rest gebeurt allemaal digitaal. Thuiswerken, of beter gezegd, overal werken, is voor ons “normaal”. Wij hoeven daar letterlijk niets voor te regelen. Doordat bij ons alles vanuit de basis “digitaal” is kunnen wij dat ook op deze manier organiseren.
Doordat alle data en alle processen digitaal zijn, kunnen wij heel snel (en tegen geringe kosten) onze processen veranderen en verbeteren. Hierdoor wordt onze organisatie iedere dag een beetje beter en steunen wij ons motto van “elke dag 1% beter”.
Eén van de processen die wij volop aan het verbeteren zijn, is onze overleg- en samenwerkcultuur.
Optimaal samenwerken
De manier van samenwerken, overleggen, vergaderen en organiseren is vaak nog heel ouderwets geregeld. Trainingen en cursussen geven je nog steeds handvaten zoals:
- Duidelijke agenda;
- Efficiënt samenkomen;
- Goede notulen maken en deze opvolgen.
De techniek biedt ons vandaag de dag echter hele andere mogelijkheden. Nieuwe bedrijven zijn al op een andere manier georganiseerd. Zij breken met deze tradities en creëren daarmee een andere werkcultuur. Effectief samenwerken mag geen administratieve last opleveren. Daarvan krijgen we namelijk geen energie.
Ook fysieke aanwezigheid is niet altijd nodig en zou veel flexibeler in te richten moeten zijn. Is er bijvoorbeeld een verhindering, zoals een staking of een storm, dan zouden we daar op korte termijn op moeten kunnen anticiperen.
Notuleren is vandaag de dag omslachtig
Waarom maken we notulen terwijl deze vervolgens niet worden gelezen? Taken staan in de notulen en deze moeten door de verantwoordelijke zelf omgezet worden naar een “normale” taak. Of taken worden aangemaakt in een LEAN-sessie met Post-it Notes en daarna onder iedereen verdeeld. Is dat dan een optimale werkwijze?
Waarom maken we de taken niet direct aan en laten we (in plaats van de projectleider) het systeem deze taken opvolgen?
Technologie is te ingewikkeld
Ken je dat? Je komt in een goed ingerichte (en dure) vergaderruimte, maar het kost een kwartier om een presentatie te delen. Herken je de volgende punten?
- Deelnemers aan de vergadering weten niet hoe de apparatuur in de vergaderruimte werkt.
- Iemand wordt in de videoconferentie-ruimte via FaceTime op een Ipad uitgenodigd om de vergadering bij te wonen.
- Apple apparatuur kan niet deelnemen aan een vergadering omdat alles is gebaseerd op PC-apparatuur.
- De juiste kabels zijn niet aanwezig.
Overdreven? Helaas niet. Dit zijn letterlijk situaties die ik persoonlijk de afgelopen maanden heb meegemaakt. En dit zijn dan alleen nog maar de technische uitdagingen. Want als een vergadering op deze manier start, dan is de stemming allesbehalve optimaal.
Waarmee werken start-ups
Start-ups werken over het algemeen heel “agile”. Ze werken in teams met een goede focus op het resultaat dat behaald moet worden. In deze “agile” werkvormen is het maken van notulen een overbodige taak die niets bijdraagt. Dit wordt dan dus ook niet gedaan.
Er wordt gewerkt met andere (digitale) tools. Omdat deze tools digitaal zijn kan er overal mee gewerkt worden. Op kantoor, maar ook thuis, in de trein of bij de Starbucks.
Deze gedachte, of uitgangspunt, om “overal te kunnen werken”, zorgt voor een andere basis van het werken. De beslissing is dan direct om geen papier te gebruiken maar alles te digitaliseren. Je wilt (of moet) namelijk overal jouw informatie bij de hand hebben.
Tools die dergelijke organisaties gebruiken zijn dus digitaal en heel vaak ook taakgebaseerd. In een overleg worden alle openstaande taken besproken en verdeeld ofwel toegewezen aan degene die ermee aan de slag gaat. De taken met eventueel de onderliggende taken en de argumentatie komt dan op een planbord of kanbanbord te staan in digitale tools. Trello, Jira en Slack zijn softwareoplossingen die hiervoor ingezet worden.
Papierloos werken
Bij ons op kantoor werken wij ook volledig papierloos omdat wij overal moeten kunnen werken. Ook gebruiken wij daarbij ouderwetse methodes voor vergaderen, punten inbrengen, agenda opstellen en notulen maken. Wij weten hoe veel werk dat is en hoe de opvolging hiervan is. Dus ook wij zijn al een tijdje bezig met het inzetten van moderne gereedschappen om het werken en overleggen voor ons bedrijf sneller en vooral beter te maken.
Microsoft Teams
In plaats van een externe tool te gebruiken hebben wij ingezet op een geïntegreerd stuk gereedschap, namelijk Microsoft Teams. Teams in combinatie met Planner hebben wij vanuit onze Office365-omgeving beschikbaar en in gebruik genomen. Door de volledige integratie met de rest van onze Office365-omgeving was dit een heel eenvoudige operatie. Technisch was het eenvoudig, cultureel is het lastiger. Ook bij ons.
Wij merken dat het samenwerken met behulp van Microsoft Teams een stuk beter wordt. Digitaal gereedschap helpt enorm om de administratieve lasten omlaag te brengen en het werkplezier te verbeteren. Er zijn minder technische problemen en snellere en betere overleggen.
Maar ook wij hebben weer belangrijke lessen geleerd. Wat makkelijk is voor de één, hoeft niet makkelijk te zijn voor de ander. Donder de software niet over de muur maar neem de tijd om de mensen binnen de organisatie mee te nemen in de nieuwe mogelijkheden en de manier waarop jij het wilt gebruiken. Door mensen te betrekken en mee te nemen in de technologie maken wij samenwerken leuker, sneller en makkelijker en gaat het weer over de inhoud.
Wil je dit een keer meemaken of wil je meer weten? Neem dan gerust contact op of kom een keer langs.
