arrow_drop_up arrow_drop_down
10 april 2020 

Optimaal thuiswerken, hoe doe je dat? - NewArmstrong

NewArmstrong is een bedrijf (gevestigd in Heemstede) dat is gespecialiseerd in ontwerp, engineering en projectmanagement voor de retail en leisure. NewArmstrong levert de ontwerp & engineering van veel grote organisaties zoals Albert Heijn, Etos, Perry, Sligro, maar ook Unibail Rodamco Westfield & Heineken Experience.

Om het team van meer dan 40 ontwerpers, ingenieurs, modelleurs en projectmanagers optimaal thuis te laten werken moest er snel geschakeld worden. Karel de Graaff (operationeel directeur bij NewArmstrong) kwam drie weken geleden als één van de eersten met het verzoek om alle vaste werkstations te laten voorzien van een VPN. Zo was NewArmstrong al in een vroeg stadium voorbereid op het thuiswerken.

Ik sprak met Karel over de omschakeling en over zijn ervaringen met thuiswerken tot nu toe.

Het is even schakelen, maar hoe bevalt het thuiswerken tot nu toe?

Het thuiswerken bevalt minder goed dan werken op kantoor. Je mist elkaar natuurlijk. We hebben zojuist (via Teams) een keek op de week gehad, waarbij het overgrote deel van het personeel aanwezig was. Je spreekt elkaar dan wel even, maar het is natuurlijk wel saaier.

Het is wel een voordeel dat je met de huidige mogelijkheden van onder andere Teams heel makkelijk thuis kan werken. Het nadeel is dat je minder aanspraak hebt en dat je werkplek toch minder optimaal is. We hebben niet voor niets een goed kantoor om met elkaar te overleggen.

Hoe hebben jullie het thuiswerken georganiseerd?

Op dit moment zijn er drie mensen op kantoor en voor de rest zijn we allemaal thuis aan het werk. We werken met Teams en via een VPN verbinding. Dat gaat redelijk goed moet ik zeggen. Vooral bij mensen die werken met een laptop, aangezien die allemaal een camera hebben. Daardoor kunnen ze goed met elkaar overleggen.
Wij hebben natuurlijk ook modelleurs. Die werken allemaal met een vast werkstation. Daar hebben we nog geen camera’s voor. Ik ben wel bezig om die te bestellen, maar ik heb begrepen dat die allemaal uitverkocht zijn.

Ik heb in een vroeg stadium (ongeveer drie weken geleden) alle vaste werkstations door CAD & Company laten voorzien van een VPN. We slaan onze files nog wel op op onze fileserver.

Daarnaast heb ik bij iedereen geïnventariseerd wat voor verbinding ze hebben. Bijvoorbeeld of ze een Wifi-verbinding hebben en of ze ook een aansluiting hebben voor een netwerkkabel en dergelijke. Ik heb ook geïnventariseerd hoe lange kabel ze nodig hebben, zodat iedereen de juiste spullen mee kreeg. Dat is eigenlijk heel soepel gegaan.

Iedereen heeft nu thuis verbinding via een netwerkkabel en heeft zijn vaste werkstation mee naar huis.

Lopen jullie daarbij ook tegen obstakels aan?

Met name de projectleiders vinden het aansturen van, en het overleggen met de modelleurs nog wel erg lastig. Het is ook bewerkelijker dan even bij elkaar langslopen en meekijken op het beeldscherm. Ze zijn daarom veel intensiever bezig met de modelleurs dan normaal en dat kost gewoon heel veel tijd. Ze komen daardoor slecht toe aan andere dingen. Dat is wel een nadeel.

Daarnaast kwamen we nog wel voor een verrassing te staan. We hadden namelijk een maximum van 30 VPN aansluitingen, maar we zijn met 40 man. Dat is gelukkig super snel opgelost door Ron (C&C). Maar je rekent er natuurlijk van tevoren niet op dat je met 30 man tegelijk via een VPN moet werken.

Ook klagen met name de modelleurs nog wel over de snelheid. Het uploaden en downloaden via hun eigen verbinding gaat vaak een heel stuk trager dan op het werk rechtstreeks met de fileserver.

Hoe pak je de communicatie met collega’s op en zorg je dat je met elkaar in contact blijft?

Wij wensen elkaar ’s morgens goedemorgen. Dat helpt om elkaar een beetje wakker te schudden en elkaar even te zien. Zojuist hebben we een keek op de week gehouden waarbij iedereen kon inloggen. Dat deden we voor de eerste keer en dat ging eigenlijk ook opmerkelijk goed. Er waren twee mensen op de zaak, dus via de camera’s konden mensen kijken hoe het er nu op kantoor uitziet.

Verder hebben we aan iedereen gevraagd om mee te denken hoe we toch iets leuks kunnen doen via Teams (of iets anders) om toch met elkaar in contact te blijven en dat collegiale gevoel te behouden. Dat is namelijk wel een beetje een zorg bij ons. Je bent de hele week aan het werk en als je niet oppast heb je geen contact met de mensen en ben je helemaal in je eigen ‘cocon’ teruggetrokken.

En hoe pakken jullie dit aan met externe partners?

Ook voornamelijk via Teams. Onze grote klanten werken bijna allemaal met Teams. Sommige hebben Zoom. Dat werkt ook prima.

Ahold is bijvoorbeeld een grote klant van ons. En onze mensen die werken voor Ahold hebben allemaal gewoon via Teams overleg en dat gaat prima. Af en toe vergaderingen, maar ook gewoon normaal overleg. De andere partners waar we mee samenwerken in de voorbereiden van de bouw van winkels hebben eigenlijk ook allemaal Teams dus dat gaat prima.

Hoe ervaren de werknemers het thuiswerken?

We werken minder efficiënt dan op de zaak. Met name de mensen met kinderen tot 10 jaar. De kinderen zijn thuis en hebben ook les nodig. Daar is veel afleiding van. Kinderen komen naar boven of lopen om hun heen (niet iedereen heeft natuurlijk zijn eigen werkkamer). Dat is wel een verstoring. Iemand heeft ook gezegd. “Ik kan maar vier uur per dag effectief werken, meer niet.”

Heb je nog iets dat je graag wilt delen?

We waren eigenlijk al bezig met de implementatie van Microsoft Teams. Vier weken geleden hadden we een werkgroep en een stuurgroep opgericht om de implementatie van Teams in goede banen te leiden en het te introduceren.

Door het thuiswerken zijn we er direct mee gaan werken. We hebben na twee webinars van Rob en Johan het hele personeel bijgespijkerd met als gevolg dat iedereen er prima mee overweg kan. We willen er eigenlijk ook al onze documenten gaan opslaan. We zijn bezig met het maken van een Team-protocol en het eerste concept is helemaal klaar.

Wij zijn ontzettend goed geholpen door CAD & Company. Super! De support is ontzettend prettig gegaan dus daar ben ik heel positief over.

Reactie plaatsen

Meer kennis, tips en artikelen ontvangen? 

Cookiestatement